Communication as an element of support for human resources management on the example of a selected forest district: a pilot study

Komunikacja w organizacji obejmuje przepływ informacji i wiedzy między wszystkimi częściami i uczestnikami organizacji oraz jej otoczeniem. Efektywność procesów komunikowania zależy od stylu porozumiewania się przełożonych z podwładnymi, otwartości osób podejmujących decyzje na opinie i sugestie innych uczestników systemu oraz sprzężeń zwrotnych. Zasadniczym celem pracy była próba oceny poziomu przydatności i wykorzystania komunikacji w zarządzaniu zasobami ludzkimi na przykładzie wybranego nadleśnictwa, określenie występujących tam potrzeb oraz wskazanie kierunku dalszego rozwoju w tym obszarze. W badaniu wzięło udział siedem osób pełniących funkcje kierownicze (nadleśniczy, zastępca nadleśniczego, główna księgowa, sekretarz, inżynierowie nadzoru, osoba zastępująca komendanta posterunku Straży Leśnej), pracownicy wybranego nadleśnictwa. Przedmiotem badania było zagadnienie komunikacji w zarządzaniu zasobami ludzkimi. W pracy badawczej zastosowano metodę sondażu diagnostycznego z wykorzystaniem techniki wywiadu bezpośredniego i narzędzia w postaci kwestionariusza wywiadu. Opracowano kwestionariusz zawierający 11 pytań dotyczących m.in. rozumienia pojęcia „komunikacja” w badanym nadleśnictwie, a także znaczenia, celu i form komunikacji, posiadanych umiejętności oraz stosowanych w tym obszarze narzędzi, jak również występujących jeszcze braków i potrzeb w obrębie komunikacji. Badania prowadzono w sierpniu 2024 roku. Miały one charakter pilotażowy. Pojęcie „komunikacja” przez wszystkich uczestników badania było rozumiane znacznie szerzej niż tylko przepływ informacji. Rozmówcy pytani o znaczenie komunikacji świadomie lub intuicyjnie upatrywali w niej narzędzia do sprawnego zarządzania. Analizując odpowiedzi respondentów, zaobserwowano indywidualne podejście do roli komunikacji pod kątem przydatności do zarządzania w poszczególnych działach oraz w całej jednostce. Respondenci pytani o komunikację wewnętrzną rozumieli ją jako element pozwalający na prawidłowe funkcjonowanie poszczególnych działów, umożliwiający poznanie mocnych i słabych stron konkretnych pracowników, wpływający na efektywniejszą pracę oraz eliminację różnego rodzaju pomyłek i błędów. Z kolei komunikacja zewnętrzna zdaniem uczestniczących w badaniu umożliwiała prawidłową współpracę z klientami, kontrahentami i innymi podmiotami zewnętrznymi oraz miała kluczowe znaczenie w budowaniu pozytywnego wizerunku na zewnątrz. Prawie wszyscy rozmówcy preferowali komunikację w postaci kontaktu bezpośredniego. Respondenci wskazywali na to, że aby dobrze zrozumieć swoich pracowników, przełożonego, kierowników innych działów, potrzebna jest otwartość, szczera rozmowa, chęć porozumienia, dialog i współpraca. Umiejętność słuchania, a także zadawania pytań pozwalały na bieżące analizowanie pracy działów, którymi zarządzają. Opanowanie, pozytywne nastawienie do otoczenia, wzajemny szacunek i dojrzałość emocjonalna sprzyjały zrozumieniu. Uczestnicy badań byli zdania, że mają odpowiednie umiejętności i narzędzia komunikacji. Potrafili uważnie słuchać, rozwiązywać problemy oraz pracować zespołowo. Niektórzy przyjmowali krytykę na swój temat i nie kierowali się uprzedzeniami. Uważali, że są opanowani i mają pozytywne nastawienie do otoczenia. Respondenci mieli świadomość swoich potrzeb i braków w komunikacji. Wyzwaniem dla wielu z nich były wystąpienia publiczne oraz dyplomacja, a także potrzeba lepszej znajomości komunikacji w formie elektronicznej. Pojedyncze osoby miały problem z wydawaniem i egzekwowaniem poleceń oraz komunikacją bezpośrednią. W przypadku trybów komunikowania się odruchowo uczestniczący w badaniu wskazywali tryb współpracy z intencją porozumienia. W celu sprawnego komunikowania byli otwarci na dialog, dyskusję, szukanie porozumienia, współpracę, rozmowę o problemach. Nieliczni z respondentów wyrażali potrzebę szkoleń w przedmiotowym obszarze. W razie wystąpienia trudnych sytuacji respondenci szukali wyjścia, dyskutowali o problemach, szczerze rozmawiali. Niektórzy szukali rozwiązań na zewnątrz. W badanej jednostce pracownicy znali i doceniali rolę prawidłowo funkcjonującej komunikacji w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Wykazywali chęć współpracy i współtworzenia. Kadra kierownicza dostrzegła potrzebę dalszego rozwoju umiejętności komunikacyjnych w celu podniesienia efektywności zespołów i nadleśnictwa poprzez: harmonijną współpracę, dobre relacje i budowanie więzi, sprawność i skuteczność w działaniu razem, współtworzenie rozwiązań adekwatnych do zmieniających się warunków i potrzeb otoczenia organizacji oraz doskonalenie umiejętności wystąpień publicznych oraz innych form komunikacji zewnętrznej.